Vragen stellen in plaats van rapportages bouwen
“Welke debiteuren staan nog open?” of “welke klanten wachten nog op een ingekocht artikel?” Je typt de vraag, het antwoord komt uit je actuele administratie. Geen export, geen draaitabel.
Exact Online en AI 
AI voor bedrijven die met Exact Online werken
Exact doet de boekhouding. Wij doen het werk eromheen. Overtypen, controleren, rapportages bouwen: dat doet nu nog een mens, en dat kan AI overnemen. Zonder nieuw systeem, zonder groot project.
Herken je dit?
Het werk rond Exact Online dat nog steeds met de hand gaat
- Elke maandag exporteer je naar Excel om te zien welke debiteuren nog openstaan.
- Orders uit de webshop worden overgetypt in Exact, en de voorraad loopt uit de pas.
- Artikelgegevens en productfoto's staan in drie systemen, en nergens hetzelfde.
- Eén collega weet hoe de uitzonderingen zitten. Is die er niet, dan ligt het werk stil.
Exact doet zijn werk prima. Het probleem zit in de overgangen: tussen de webshop en Exact, tussen Exact en Excel, tussen het systeem en die ene collega die weet hoe het echt zit. Daar gaat elke week tijd verloren, en daar loopt het vast als iemand ziek is.
Eén factuur, twee keer
Dezelfde inkoopfactuur. Eén keer zoals het nu gaat, één keer met een workflow van ons.
Nu Zes handelingen, twee twijfelmomenten
- Factuur komt binnen
- Iemand opent hem
- Leverancier opzoeken
- Rekeningnummer vergelijken Gewijzigd?
- Prijs checken in Excel Wijkt af van afspraak
- Collega mailen om te beoordelen
Met 48-7 Loopt door. Aan het eind één klik.
- Factuur komt binnen
- Leverancier herkend
- Rekeningnummer klopt
- Prijs klopt met jullie afspraak
- Boeking klaargezet
- Jij keurt goed
Lost AI dit op?
Wat AI rond Exact Online vandaag al kan overnemen
AI rond Exact Online neemt drie soorten werk over: het overtypen tussen systemen, de controles die nu iemand met de hand doet, en de rapportages die je elke week opnieuw uit Exact haalt. Exact blijft de administratie. De AI werkt eromheen, via de officiële koppeling. Dit is onze AI-automatisering, toegespitst op Exact.
Systemen die elkaar bijhouden
Een klant bestelt om 14:03 in de webshop. Om 14:04 staat de order in Exact en is de voorraad bijgewerkt. Een artikel dat je in je productsysteem aanpast, staat in Exact. En andersom. Niemand typt meer over.
Controles die vanzelf lopen
Klopt het rekeningnummer op deze inkoopfactuur met wat we van deze leverancier kennen? Is deze klant de afgesproken prijs berekend? Dat soort checks draait elke dag en meldt alleen wat afwijkt. Jij keurt goed, de rest loopt door.
Waar Exact stopt
Wat de AI van Exact Online zelf niet ziet
Eerst dit: Exact heeft zelf al AI ingebouwd, voor inkoopfacturen, bankmutaties en aanmaningen. Dat zit in je abonnement en dat gebruik je gewoon. Daar heb je ons niet voor nodig. Wij komen in beeld voor wat die AI niet ziet.
Data die Exact niet kan zien
Je webshop, je magazijnsysteem, je mailbox, dat ene Excel-bestand met prijsafspraken. Exact weet wat er in Exact staat. De AI van Exact ook. Alles wat daarbuiten gebeurt, knoopt nu iemand met de hand aan elkaar.
Rapportages die je zelf in Excel bouwt
Openstaande posten per klant, omzet per artikelgroep, wat er nog binnenkomt van leveranciers. Het staat allemaal in Exact, maar het antwoord op je vraag haal je er elke week opnieuw met de hand uit.
Jullie eigen controleregels
Niet de standaardcheck, maar die van jullie. Deze klant heeft een afwijkende prijsafspraak. Die leverancier stuurt altijd een verzamelfactuur. Boven dit bedrag moet iemand meekijken. Exact kent die regels niet.
De uitzonderingen
Negen van de tien facturen verwerkt Exact prima. Die tiende, met een afwijkend bedrag of een leverancier die net anders factureert, belandt op een bureau. En daar zit het werk: niet in de negen, maar in die ene.
Kan 48-7 mij helpen?
Wat we al bouwden voor bedrijven met Exact Online
Take That Brand
Productgegevens en foto's in Exact en de webshop altijd gelijk
Vier uur per week minder handwerk. Take That Brand beheert productinformatie voor de webshop in Plytix, een PIM-systeem. Artikelen en productfoto's worden nu beide kanten op bijgehouden tussen Exact Online en Plytix, over meerdere administraties, en beide systemen staan altijd actueel.
Smeets en Graas
Webshop en Exact Online die elkaar bijhouden
Orders, facturen en voorraad lopen automatisch tussen de webshop en Exact. Wat in de shop gebeurt, staat in de administratie. Geen exports, geen overtypen.
Technisch Groothandel Visser
Vragen stellen aan de administratie in plaats van rapportages maken
Met Claude Cowork gekoppeld aan Exact. “Welke debiteuren staan nog open?” en “welke klanten wachten nog op een ingekocht artikel?” worden gewoon gevraagd, en beantwoord uit de actuele cijfers.
Werk je met een ander pakket? De aanpak is dezelfde. Lees hoe HipHot, dat met Moneybird werkt, van 30 naar 5 minuten per offerte ging.
Hoe we werken
In 1 tot 3 weken van handwerk naar een werkende koppeling met Exact Online
- 1
Week 1: we kijken mee
We lopen het proces met je door. Waar zit de data, wie doet nu welke handeling, en welke uitzonderingen kent alleen die ene collega? Daar komt uit welk stuk het meeste tijd oplevert om als eerste aan te pakken.
- 2
Week 2 en 3: we bouwen het
We bouwen op de officiële koppeling van Exact, met alleen de toegang die nodig is. Je hoeft niets te vervangen: Exact blijft Exact, je webshop blijft je webshop.
- 3
Daarna: het werkt, en jij keurt goed
Wat we opleveren draait echt en eindigt bij iemand van jullie die goedkeurt. Geen demo, geen rapport met aanbevelingen, en niets dat zonder controle je administratie in gaat.
Afspraken
Wat je van ons kunt verwachten, en wat niet
Wie we zijn: een AI-implementatiebureau uit Groningen dat bouwt in plaats van alleen adviseert.
Wel
- Bouwen op de officiële koppeling van Exact, met alleen de toegang die nodig is
- Je webshop, magazijn of productsysteem aan Exact knopen
- Jullie eigen afspraken en controles vastleggen, zodat ze vanzelf lopen
- Opleveren wat echt draait, met iemand van jullie die goedkeurt
Niet
- Je een abonnement op een standaardkoppeling verkopen
- Exact vervangen of je gegevens overzetten
- Iets in je administratie boeken zonder dat iemand het heeft gezien
- Iets opleveren dat alleen wij begrijpen
Veelgestelde vragen over Exact Online en AI
Kan AI in mijn Exact Online-administratie kijken?
Ja, via de officiële koppeling van Exact. Jij bepaalt welke administraties en welke gegevens toegankelijk zijn, en dat kun je altijd weer intrekken. De AI kan dan bijvoorbeeld openstaande posten, artikelen en orders inzien om je vraag te beantwoorden of een controle uit te voeren.
Exact heeft toch zelf al AI ingebouwd?
Klopt. Exact herkent inkoopfacturen, koppelt bankmutaties aan facturen en helpt bij aanmaningen. Dat zit in je abonnement en dat gebruik je gewoon. Wij komen in beeld als het werk buiten Exact valt: je webshop, je magazijn, je mailbox, jullie eigen afspraken en controles.
Moet ik Exact Online vervangen of overstappen?
Nee. Alles wat we bouwen komt bovenop wat je al hebt. Exact blijft je administratie, je webshop blijft je webshop. Je hoeft geen gegevens te migreren en je team hoeft niets nieuws te leren.
Is het veilig om mijn boekhouding door AI te laten gebruiken?
We geven de AI alleen toegang tot wat nodig is voor die ene taak, niet tot je hele administratie. Alles wat wordt opgehaald of weggeschreven, wordt gelogd. En elke workflow eindigt bij een mens die goedkeurt. Over de regels, zoals de EU AI Act en de AVG, geven we uitleg maar geen juridisch advies.
Boekt de AI zelf in mijn administratie?
Alleen als jij dat wilt, en ook dan pas nadat iemand van jullie het heeft gezien. Standaard leest de AI mee en bereidt werk voor. Een medewerker beoordeelt en keurt goed voordat er iets wordt vastgelegd of verstuurd.
Wat kost het?
Dat hangt af van het proces en het aantal systemen dat meedoet. We beginnen altijd met een vrijblijvend gesprek van 30 minuten. Daarna weet je wat er mogelijk is en wat het oplevert, voordat je iets vastlegt.
Hoe lang duurt het voordat er iets werkt?
Meestal een tot drie weken. De eerste week kijken we mee om het juiste proces te kiezen, daarna bouwen we iets dat echt draait. Je krijgt geen rapport met aanbevelingen, maar een werkende oplossing.
Werkt dit met elke versie van Exact Online?
In de praktijk ja. De koppeling loopt via de officiële koppeling van Exact en werkt met de gangbare abonnementen, zoals Boekhouden, Handel en Productie. In het eerste gesprek checken we jouw abonnement, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Wat merkt mijn accountant ervan?
Weinig. Je accountant werkt gewoon door in Exact; wij boeken niets zonder dat iemand van jullie het heeft gezien. Vaak betrekken we de accountant juist bij de controleregels, omdat die weet waar het misgaat.
Meer over de regels rond AI en bedrijfsdata lees je in onze gids over de EU AI Act.
Welk werk rond Exact zou jij liever niet meer doen?
Begin met een vrijblijvend gesprek van 30 minuten. We kijken mee naar het proces dat nu de meeste tijd kost, en zeggen eerlijk of AI daar iets aan verandert. Zonder verkooppraat, zonder verplichtingen.